Vooruitblikken: hoe je in 2026 niet (weer) achter de feiten aanloopt

December. Het moment waarop je collega's nieuwjaarsrecepties plannen en jij je afvraagt waar die elf maanden gebleven zijn. Tussen de eindejaarsfeesten en de laatste aktes door, kruipt er misschien een vraag naar boven: wordt 2026 meer van hetzelfde, of pakken we het anders aan?

Je begon 2025 met goede voornemens. Eindelijk die doorlooptijden van dossiers aanpakken. Meer structuur in de dossierafhandeling. Minder brandjes blussen met het team. En ergens rond maart – precies toen de vastgoedmarkt weer aantrok – was je alweer zo druk met de waan van de dag dat die voornemens stilletjes naar de achtergrond verdwenen.

Geen schaamte. Gebeurt in de beste kantoren.

Maar wat als 2026 het jaar wordt waarin het wél lukt? Niet door harder te werken – want dat doe je al – maar door slimmer te kiezen waar je energie naartoe gaat?

Liever meteen concreet aan de slag? Vraag het gratis "Werkboek Vooruitblikken" aan

Eerst terugkijken, dan vooruit

Vorige maand schreef ik over het belang van terugblikken. (Nog niet gelezen?) Die reflectie is het startpunt. Want pas als je weet waar je staat, kun je bepalen waar je naartoe wilt.

Heb je die oefening gemaakt? Mooi. Dan ben je klaar voor de volgende stap.

Nog niet aan toegekomen? Begrijpelijk – tussen de aktes en de eindejaarsdrukte door. Neem dan nu even vijf minuten om jezelf drie vragen te stellen: Waar zat de meeste frustratie in 2025? Wat ging verrassend goed? En wat heb je voor je uitgeschoven?

Met die antwoorden in je achterhoofd, kunnen we vooruit kijken.

Waarom vooruit blikken meer is dan een nieuwjaarsritueel

Laten we eerlijk zijn: als notaris word je geleefd. Door dossiers, deadlines, en cliënten die "even snel" hun akte willen. De telefoon die blijft rinkelen. De dossierbeheerders die vastlopen. De vennoot die je nog moet spreken over die ene kwestie.

Je reageert. Je blust brandjes. Je houdt de winkel draaiende.

Dat is knap. Maar het is ook uitputtend. En het gevaarlijke is: je kunt jarenlang zo doorgaan. De aktes worden verleden, de cliënten zijn redelijk tevreden, de omzet draait. Maar diep vanbinnen weet je: dit is niet houdbaar.

Vooruit blikken geeft je drie dingen die je hard nodig hebt:

Focus. Je kunt niet alles tegelijk veranderen. Ik zie het vaak: kantoren die tegelijk willen digitaliseren, de teamstructuur willen aanpassen, én de cliëntcommunicatie willen verbeteren. Allemaal goede ideeën. Maar als je alles tegelijk wilt, bereik je niets. Focus betekent kiezen – en ja, ook dingen laten liggen.

Richting. Een kantoor zonder richting is als een boot zonder roer. En dat geldt niet alleen voor jou. Je team werkt beter als ze weten waar ze naartoe gaan. Ze nemen meer initiatief. Ze denken mee. Zonder richting krijg je medewerkers die afwachten, doen wat ze altijd deden, en niet snappen waarom die nieuwe software er nu echt moet komen.

Rust. Klinkt tegenstrijdig, maar een helder plan maakt je dagen minder chaotisch. Je weet wat kan wachten en wat niet. Je hebt een kompas voor lastige beslissingen. Past die mogelijke samenwerking met dat andere kantoor bij waar we naartoe willen? Ja? Doen. Nee? Bedankt, maar niet nu.

De quick & easy versie: vooruit blikken in één uur

Geen tijd voor een tweedaagse offsite? Tussen de aktes door al blij als je je lunch naar binnen krijgt? Hier is de espresso-versie.

Stap 1: Stel jezelf één vraag (10 minuten)

Dit is de belangrijkste stap. En ook de moeilijkste.

Als ik over een jaar terugkijk op 2026, wat moet er dan veranderd zijn om te kunnen zeggen: "Dát was een goed jaar"?

Eén ding. Meer niet.

Misschien is het: "Onze doorlooptijd op nalatenschapsdossiers is gehalveerd." Of: "De post-akte loopt eindelijk zonder dat ik er elke dag naar moet omkijken." Of: "Ik heb weer tijd voor de inhoudelijke kant van het vak." Of simpelweg: "Ik kom 's avonds niet meer uitgeput thuis."

Wat is het voor jou?

Stap 2: Maak het concreet (20 minuten)

"Beter communiceren met het team" is geen doel. "Elke maandagochtend een kwartier overleg met de dossierbeheerders" wel. "Efficiënter werken" is vaag. "Alle nalatenschapsdossiers via het nieuwe sjabloon" is concreet. "Meer klantgericht" is een wens. "Na elke akte een korte tevredenheidsvraag sturen" is een actie.

Vertaal je ene ding naar concrete acties:

• Wat is de eerste stap?

• Wie moet ik erbij betrekken?

• Wanneer ga ik dit doen?

• Hoe weet ik of het gelukt is?

Stap 3: Plan de eerste actie (15 minuten)

Hier gaat het meestal mis. Je hebt nagedacht, je hebt goede voornemens, en dan... komt er een spoedakte tussendoor en is het alweer februari.

Daarom: plan nú de eerste actie in je agenda. Niet "volgende week eens kijken." Concreet. Met datum en tijd. En maak het klein. Niet "de hele kantoorsoftware vervangen." Maar "demo aanvragen bij die leverancier." Niet "teamstructuur herzien." Maar "gesprek plannen met mijn medevennoot over de taakverdeling."

Kleine stappen. Grote veranderingen.

Vijf oefeningen om dieper te gaan

Heb je wat meer tijd? Misschien een rustige namiddag tussen Kerst en Nieuw? Hier zijn vijf oefeningen die ik regelmatig gebruik met notariskantoren. Kies er eentje die je aanspreekt.

1. De nulfoto

Waar sta je nu écht? Maak een eerlijke inventaris op vijf vlakken – dezelfde vijf pijlers waar ik mee werk in mijn organisatiescan:

• Leiderschap: Hoe duidelijk is de richting van het kantoor? Hoe goed werken de vennoten samen? Wordt er écht overlegd of vooral naast elkaar gewerkt?

• Medewerkersbetrokkenheid: Hoe gemotiveerd zijn je dossierbeheerders en medewerkers? Nemen ze eigenaarschap of wachten ze op instructies?

• Communicatie: Hoe open wordt er gepraat? Worden spanningen benoemd of blijven ze sudderen onder de oppervlakte?

• Klantgerichtheid: Hoe tevreden zijn je cliënten écht? Niet wat je denkt – wat zouden ze zeggen als je het vroeg?

• Continue verbetering: Hoe vlot lopen de processen? Waar zitten de structurele frustraties die iedereen kent maar niemand aanpakt?

Geef jezelf op elk vlak een score van 1 tot 10. Wees streng – dit is alleen voor jou. De vlakken met de laagste scores? Daar zit je grootste groeipotentieel.

2. De drie lijstjes

Neem drie vellen papier:

START: Wat moeten we in 2026 gaan doen dat we nu niet doen? (Die wekelijkse teammeeting? Werken met een klantenbijbel? Structurele opleidingsmomenten?)

STOP: Wat moeten we stoppen dat we nu wel doen? (Die eindeloze mailketens? Alles zelf willen controleren? Vergaderingen zonder agenda?)

DOORGAAN: Wat doen we goed en moeten we blijven doen?

De meeste notarissen hebben moeite met "STOP." Want alles wat je doet, doe je om een reden. Vaak een goede reden van tien jaar geleden die vandaag niet meer geldt. Durf kritisch te kijken.

Bonuspunten als je dit met je hele team doet. Je zult verrast zijn wat er naar boven komt.

3. De ideale week

Teken je ideale werkweek. Niet hoe het nu is, maar hoe je zou willen dat het is.

Hoeveel uur zit je in de aktezaal? Hoeveel tijd aan cliëntgesprekken? Hoeveel aan het aansturen van je team? Hoeveel voor strategisch nadenken over het kantoor? Wanneer is je telefoon uit? Hoe laat ga je naar huis?

Vergelijk het met je huidige week. Wat zou er moeten veranderen om dichter bij dat ideaal te komen?

Dit is geen dagdromen. Dit is richting bepalen.

4. De vennoten-check

Wanneer hebben jij en je medevennoten voor het laatst écht gepraat over waar jullie naartoe willen?

Niet over dossiers. Niet over personeel. Niet over die lastige cliënt. Maar over de grote vragen: Waar staat dit kantoor over vijf jaar? Willen we groeien of consolideren? Hoe gaan we om met de veranderingen in het notariaat? Wat zijn onze persoonlijke ambities – en botsen die ergens?

Plan een lunch. Geen agenda. Alleen deze vraag: "Waar willen we naartoe, en zitten we nog op dezelfde lijn?"

Het is verrassend hoe weinig kantoren dit doen. En hoe veel sluimerende spanningen hieruit voortkomen.

5. De nieuwjaarsbrief aan jezelf

Dit is er eentje voor de vrijdagmiddag met een goed glas.

Schrijf een brief aan jezelf, gedateerd op 31 december 2026. Begin met: "Beste [jouw naam], wat een jaar was dit..."

Beschrijf wat er allemaal veranderd is. Hoe loopt het kantoor? Hoe is de sfeer met je team? Hoe voelen je werkdagen? Waar ben je trots op? Wat heb je losgelaten?

Wees specifiek. Niet "het gaat beter" maar "de doorlooptijd op familiale dossiers is van zes naar drie maanden gegaan."

Stop de brief in een envelop. Plak hem dicht. Open hem volgend jaar.

Klinkt gek? Het werkt. Omdat je jezelf dwingt om concreet te worden over wat je écht wilt.

Acht quick wins voor januari

Vooruit blikken is mooi, maar uiteindelijk gaat het om doen. Hier zijn acht kleine acties voor januari. Kies er maximaal drie – meer is niet nodig en ons brein houdt van het getal 3 om in actie te gaan.

Voor je team:

• Start de maandagochtend-check-in. Elk team, een kwartier, drie vragen: Wat heb je vorige week afgerond? Wat pak je deze week op? Waar loop je vast? Geen discussies – alleen overzicht. Kost weinig, levert veel.

• Introduceer de "verbeterbak." Een fysieke doos of plek in Teams waar iedereen ideeën kan droppen. Eén keer per maand bespreek je ze en kies je er eentje om uit te voeren. Betrokkenheid stijgt, weerstand daalt. En let op: het moeten verbeterideeën zijn, het mag geen klaagmuur worden

• Plan een jaaropening die niet over cijfers gaat. Maar over richting. Waar gaan we dit jaar aan werken? Wat is de focus? Maak het interactief. Een goed gestarte januari werkt door tot december.

Voor je cliënten:

• Stuur een nieuwjaarsmail die wél gelezen wordt. Geen standaard "wij wensen u"-bericht. Iets persoonlijks. Een vooruitblik op wat er aankomt in 2026. Eventueel een handige tip rond successieplanning of vastgoed. Kort, warm, relevant.

• Bel je drie belangrijkste cliënten. Geen aanleiding nodig. Gewoon even checken hoe het gaat. Je zult verrast zijn hoeveel goodwill dit oplevert.

• Vraag om feedback. Na elke afgeronde akte één vraag: "Hoe tevreden bent u over onze dienstverlening?" Simpel, niet-bedreigend, en enorm waardevol.

Voor je processen:

• Identificeer je grootste tijdvreter. Welk type dossier, welke stap in het proces kost structureel meer tijd dan nodig? Kies er eentje. Analyseer waarom. Bedenk één verbetering.

• Maak één sjabloon. Die standaardmail die je elke week typt. Die checklist die in je hoofd zit maar nergens staat. Eén keer goed uitwerken, daarna nooit meer nadenken.

Wat als je het groter wilt aanpakken?

Sommige kantoren staan voor grotere vragen. Digitalisering die er maar niet van komt. Spanningen tussen vennoten die niemand durft te benoemen. Een samenwerking of fusie die overwogen wordt. De vraag hoe je je voorbereidt op alles wat er in het notariaat op je afkomt.

Dan is een uurtje vooruit blikken niet genoeg. Dan heb je iemand nodig die de juiste vragen stelt, de ongemakkelijke gesprekken faciliteert, en je helpt om van "we moeten iets doen" naar "dit gaan we doen" te komen.

Dat is wat ik doe. Niet om het over te nemen – dat werkt niet – maar om naast je te staan terwijl je het zelf doet. Met een organisatiescan die helder maakt waar je kantoor staat op die vijf pijlers. Met een plan dat past bij jullie situatie. En ja, soms ook een -liefdevolle- schop onder je kont als het nodig is.

Ik ken het notariaat van binnenuit. De cultuur, de uitdagingen, de ongeschreven regels. Daardoor kan ik de juiste vragen stellen – en begrijpen waarom sommige dingen zo lastig zijn als ze zijn.

Begin deze week nog

Verandering hoeft niet groots te zijn om impact te hebben. Soms is het een klein besluit dat alles in beweging zet. Een gesprek dat je eindelijk voert. Een proces dat je eindelijk aanpakt. Een grens die je eindelijk stelt.

Drie dingen om te doen:

1. Blokkeer een uur in je agenda. Noem het "2026 denken" of gewoon "niet storen." Maar zet het vast.

2. Stel jezelf die ene vraag. Wat moet er over een jaar anders zijn?

3. Zet de eerste stap. Niet volgende maand. Deze week.

De rest volgt vanzelf.

Wil je eens sparren over waar jouw kantoor staat? Of ben je benieuwd wat de organisatiescan voor jullie zou opleveren? Mail naar leenvanbreedam@kudoz.be – geen verplichtingen, wel eerlijke input.

Liever meteen concreet aan de slag? Vraag het gratis "Werkboek Vooruitblikken" aan via dezelfde weg.