Help, ik verdrink in het werk!

Wanneer werkdruk geen individueel probleem meer is

Het is maandagochtend, 9 uur. Je hebt een to-do lijst met belangrijke dingen voor vandaag klaar staan. Maar dan belt een klant met een spoedvraag. Een medewerker meldt zich ziek. Het IT-systeem loopt vast. Voor je het weet is het 18 uur en sta je nog op dezelfde plek als vanmorgen. Die strategische dingen op je lijstje? Die staan er nog steeds.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. In ons gratis groeiboek "Van Vakexpert naar Organisatieleider" lees je hoe je van deze vicieuze cirkel af komt - met concrete oefeningen en praktische handvatten specifiek voor notarissen.

Het verhaal achter de werkdruk

Als notaris ben je gewend om problemen op te lossen door harder te werken. Meer uren maken, vroeger beginnen, later blijven. En ja, dat werkte ook. Toen je net begon. Toen je kantoor nog klein was. Maar nu niet meer.

Hier is de confronterende waarheid: harder werken maakt het alleen maar erger. Want hoe harder jij werkt, hoe meer je compenseert voor wat er niet goed loopt in je organisatie. Je bent aan het dweilen met de kraan open.

Werkdruk komt niet doordat er te veel werk is. Werkdruk komt doordat er te weinig structuur is, te weinig grenzen worden gesteld, te weinig wordt gedelegeerd, te weinig systemen zijn ingericht, en te weinig overzicht bestaat over wat er op ieders bord ligt.

De shift die je moet maken

De oplossing is niet méér werken. De oplossing is anders werken. Je moet een fundamentele shift maken: van vakexpert die alles zelf oplost naar leider die een organisatie bouwt waarin anderen kunnen functioneren.

Dit betekent dingen loslaten. Vertrouwen dat anderen het ook kunnen. Nee durven zeggen. En tijd investeren in structuur. Eng? Ja. Maar het alternatief is geen optie meer.

Werken AAN vs IN je organisatie - het cruciale verschil

Hier gaat het vaak mis. Veel notarissen zeggen: "Maar ik werk toch al aan mijn organisatie?" En dan blijkt dat ze bedoelen: dossiers controleren, medewerkers coachen op inhoud, kwaliteit bewaken. Maar dat is nog steeds werken ÍN je organisatie.

Werken IN je organisatie is:

• Dossiers nakijken en controleren

• Aktes verlijden

• Medewerkers helpen met een concreet dossier

• Brandjes blussen

• Ad hoc vragen beantwoorden

Werken AAN je organisatie is:

• Processen in kaart brengen en verbeteren

• Systemen opzetten zodat werk soepeler loopt

• Structuur creëren: wie doet wat, wanneer?

• Teamontwikkeling: mensen leren zélf beslissingen te nemen

• Nadenken over strategie: waar gaan we naartoe als kantoor?

Het verschil? Werken IN de organisatie houdt de tent draaiende. Werken AAN de organisatie zorgt dat de tent beter draait.

Een concrete oefening: Waar gaat jouw tijd naartoe?

Neem een typische week en vraag jezelf af: hoeveel procent van mijn tijd gaat naar vakinhoud? Hoeveel naar operationeel brandjes blussen? En hoeveel naar strategisch bouwen aan mijn organisatie?

Als je eerlijk bent, zie je waarschijnlijk dit: 70% vakinhoud, 25% operationeel geblus, 5% (of minder) strategisch werk AAN je organisatie. En daar zit het probleem. Want je organisatie groeit alleen als je daar bewust tijd voor maakt. Ongeveer 20% van je tijd zou naar organisatieontwikkeling moeten gaan. Klinkt als veel? Het is net genoeg om structureel te verbeteren in plaats van reactief te blijven.

De notaris-specifieke uitdaging

Voor notarissen speelt hier iets extra's. Jullie agenda staat vaak bomvol met aktes. Grote blokken vrijmaken voor organisatiewerk voelt onmogelijk. Begin daarom niet met percentages, maar met concrete momenten. Blokkeer bijvoorbeeld elke dinsdag van 8u tot 10u voor organisatiewerk - geen aktes, geen spoedvragen, geen dossiercontrole. Of kies de eerste vrijdag van de maand als "kantoordag" waarin je werkt AAN je organisatie in plaats van IN je organisatie.

Start klein. Bescherm deze momenten. Bouw op.

En nu?

Werkdruk los je niet op door nog harder te werken. Je lost het op door anders te organiseren. Dit vraagt moed, discipline en soms ook hulp van buitenaf. Wil je hier dieper induiken? Download dan het volledige groeiboek met alle oefeningen.

Volgende maand gaan we dieper in op structuur: hoe creëer je rust en overzicht in je kantoor zonder dat alles rigide wordt? Tot dan.