Van brandjes blussen naar rust

Structuur die helpt in plaats van hindert

Een tussenpersoon belt. "Hoe staat het met dat dossier van de familie Janssens?" Je hebt geen idee. Het is drie weken geleden binnengekomen, maar is nog niet opgestart. Je loopt naar de medewerker. "Oh ja, dat moet ik nog oppakken." En jij denkt: hoe is dit mogelijk? Waarom is het nog niet opgestart?

Of dit scenario: je hebt drie medewerkers die hetzelfde werk doen, maar iedereen werkt anders. De ene maakt uitgebreide notities, de andere houdt het bij in Excel, de derde in een papieren map. Als iemand ziek is, is het chaos. En het ergste? Je weet dat dit niet de eerste keer is. En niet de laatste.

Klinkt bekend? Vorige maand hadden we het over werkdruk. Vandaag gaan we dieper in op wat werkdruk structureel oplost: goede systemen en heldere afspraken. In ons gratis groeiboek "Van Vakexpert naar Organisatieleider" vind je concrete stappen om van chaos naar rust te gaan.

De Belgische reflex: "Dat is voor grote bedrijven"

"Structuur? Procedures? Dat is voor grote bedrijven. Wij werken pragmatisch." Herkenbaar? En dat werkte ook. Toen je kantoor klein was. Toen je nog gemakkelijk medewerkers vond. Toen je nog niet geassocieerd was. Eender welke reden, nu blijkt het niet meer te werken.

De kantoren die goed werken, hebben niet minder structuur - ze hebben betere structuur. Structuur die vrijheid geeft omdat mensen weten wat er van hen verwacht wordt. Structuur die helpt in plaats van hindert.

Wat er echt speelt: jouw chaos-audit

Vink eens aan wat herkenbaar is:

Dossiers/klanten:

• Dossiers blijven soms te lang liggen zonder dat iemand het opmerkt

• Het is onduidelijk wie welk dossier oppakt

• Als iemand ziek is, weet niemand wat er op zijn bureau ligt

Werkwijze:

• Iedereen werkt op zijn eigen manier

• Nieuwe medewerkers moeten zelf uitzoeken hoe het werkt

• Er zijn geen checklists voor veel voorkomend werk

Overzicht:

• Jij weet niet precies wat er op ieders bureau ligt

• Je weet niet hoe hoog de werkdruk per persoon is

• Je wordt verrast door problemen die je eerder had kunnen zien

Tel je vinkjes: 0-3 = redelijk op orde | 4-7 = werk aan de winkel | 8-9 = code rood.

Score code rood? Je bent niet de enige. Maar je hoeft het niet alleen uit te zoeken. Ik heb tientallen kantoren geholpen om van code rood naar code groen te gaan. De eerste stap is altijd hetzelfde: in kaart brengen waar het exact vastloopt.

De shift: van "we regelen het wel" naar "we hebben duidelijke afspraken"

De oplossing is niet "meer regels". De oplossing is "slimme afspraken". Van ad hoc naar systeem. Dit betekent niet dat alles rigide wordt, maar wel dat er duidelijkheid is.

De 3 systemen die elk kantoor nodig heeft:

Systeem 1: Dossier-flow

Hoe komt een dossier binnen? Wie neemt het aan? Hoe wordt bepaald wie het oppakt? Wat zijn de standaard stappen? Hoe wordt de klant op de hoogte gehouden? Hoe weten we dat het klaar is? Als je team deze vragen niet uniform kan beantwoorden, heb je geen systeem.

Systeem 2: Overzicht

Kies één optie: (A) Wekelijks overleg met stand van zaken, (B) Gedeeld bord/systeem (Excel, Teams), of (C) Wekelijkse mail met overzicht. Het maakt niet uit welke je kiest, als je er maar één kiest en consequent bent.

Systeem 3: Communicatie

De minimum structuur: wekelijks teamoverleg. Stand van zaken, prioriteiten, knelpunten. 30 minuten. Elke week. Niet verplaatsbaar. Begin hier - voeg de rest toe als dit werkt.

Klinkt simpel? Dat is het ook. Het moeilijke is niet weten wát je moet doen — het is het ook daadwerkelijk dóen. Elke week. Consequent.

Start simpel, evalueer, stuur bij

Week 1-2: Uitproberen. Week 3: Evalueren - wat werkt, wat niet? Week 4: Bijsturen. Maand 2: Verankeren.

Begin met een 80% oplossing - simpel, testbaar, aanpasbaar. Perfectie is de vijand van voortgang.

En betrek je team. Structuur invoeren doe je niet alleen. Bespreek met je team: "Ik merk dat we soms het overzicht kwijt zijn. Ik stel voor dat we [systeem X] gaan invoeren. Wat vinden jullie? Wat zou dit makkelijker maken?" Je vraagt input, maar jij neemt de beslissing. En ga van start, ook al heb je het systeem misschien nog niet helemaal op voorhand op punt. Stuur bij onderweg?

En nu?

Chaos is een keuze. Of beter: het gebrek aan structuur is een keuze. De oefeningen in dit artikel helpen je om te zien waar het zit. Maar eerlijk? De meeste kantoren die ik begeleid wisten al lang waar het schortte. Het ontbrak hen aan iemand die meekeek, de juiste vragen stelde, en hielp prioriteren.

Wil je eerst zelf aan de slag? Download het groeiboek.

Wil je dat ik mee kom kijken? Een Kudoz Kantoorscan brengt in 4-6 weken in kaart waar jouw kantoor vastloopt — en wat de eerste concrete stappen zijn. Geen jargon, geen dik rapport. Gewoon helderheid.

Volgende maand: 'Ik mis mijn vak' — hoe behoud je de vakexpert in jezelf terwijl je leider wordt?

Tot dan.