De kunst van het terugblikken: waarom reflectie je beste investering is
November. De maand waarin de natuur zich klaarmaakt om binnen te keren. Bomen laten hun bladeren los, dieren bereiden zich voor op de winter, en ook wij voelen die natuurlijke neiging om even stil te staan.
Maar hoeveel tijd neem je écht om terug te blikken op wat er gebeurd is? In je kantoor, in je team, in je eigen ontwikkeling?
In de hectiek van alledag – dossiers die zich opstapelen, cliënten die vragen hebben, deadlines die naderen – is terugkijken vaak het eerste dat sneuvelt. "Daarvoor hebben we nu echt geen tijd," hoor ik regelmatig. En toch is het net in die drukte dat reflectie het verschil maakt tussen doormodderen en écht vooruitgaan.
Waarom terugblikken zo krachtig is
Er zit een fundamenteel verschil tussen druk bezig zijn en effectief bezig zijn. Tussen hard werken en slim werken. Dat verschil? Reflectie. Even vertragen dus om daarna te kunnen versnellen.
Zonder terugkijken herhaal je dezelfde patronen, maak je telkens opnieuw dezelfde fouten, en mis je kansen om te leren van wat wél goed ging. Je rent van het ene naar het andere zonder ooit te pauzeren om te vragen: werkt dit eigenlijk wel?
Terugblikken geeft je drie cruciale dingen:
Inzicht in wat werkt – Welke aanpak leverde de beste resultaten op? Waar liep het soepel?
Begrip van wat niet werkt – Waar liep je vast? Wat kostte onnodig veel energie?
Richting voor de toekomst – Wat wil je meer doen? Wat ga je anders aanpakken?
Het mooie is: vaak weet je dit al ergens wel. Maar zonder bewuste reflectie blijft die kennis vaag, ongrijpbaar. Het terugblikmoment maakt het expliciet, bespreekbaar, bruikbaar.
Wat reflectie met je team doet
Ik heb het de afgelopen jaren bij verschillende kantoren gezien: teams die structureel tijd maken voor terugblikken, presteren beter. Niet omdat ze harder werken, maar omdat ze slimmer werken.
Een paar voorbeelden uit de praktijk:
Notariskantoor in Limburg: Elke maand een teamoverleg waar ze drie vragen bespreken: Wat ging goed? Wat kan beter? Wat gaan we aanpakken? Simpel, maar effectief. Het resultaat? Processen die sneller lopen, minder irritaties in het team, en cliënten die beter bediend worden.
Accountantskantoor in Antwerpen: Na elke periode voor de kwartaalaangifte nemen ze een halve dag met het hele team. Niet om te klagen, maar om lessons learned vast te leggen. Die lijst gebruiken ze dan als checklist voor het volgende seizoen. Ze besparen zich zo elk jaar uren aan herwerk.
Advocatenkantoor in Brussel: Maandelijks een korte evaluatie van lopende dossiers. Wat loopt goed? Waar zitten knelpunten? Eén wijziging die daaruit voortkwam – betere afstemming tussen junior en senior advocaten – bespaarde hun gemiddeld 3 uur per dossier.
Hoe pak je een terugblik praktisch aan?
De kracht van reflectie zit niet in ingewikkelde modellen of ellenlange evaluatieformulieren. Het zit in de bereidheid om eerlijk te kijken naar wat er gebeurd is.
1. Maak er een vast moment van
Niet "als we tijd hebben", maar structureel. Dat kan zijn:
• Maandelijks teamoverleg (30 minuten)
• Elk kwartaal een halve dag met het hele kantoor
• Jaarlijks een volledige dag voor strategie en evaluatie
De frequentie hangt af van je ritme, maar het moet wél gebeuren. Zonder planning gebeurt het niet.
2. Stel de juiste vragen
Je hoeft geen MBA te hebben om goede vragen te stellen. Begin met deze drie:
Wat ging goed? Kijk niet alleen naar resultaten, maar ook naar aanpak. Welke nieuwe werkwijze werkte verrassend goed? Welke cliëntinteractie gaf veel energie? Waar liep de samenwerking soepel? Deel de ‘Wat ging goed’ vraag eventueel op in vaste segmenten: strategie-uitvoering - processen - mensen - klanten - financieel.
Wat kan beter? Dit is geen klaagmoment, maar een leerkans. Waar liep je vast? Wat kostte onnodig veel tijd? Welke irritaties blijven terugkomen? Let vooral op met het stapelen van verhalen, blijf gefocust op het probleem achter het verhaal.
Wat gaan we daaraan doen? De belangrijkste vraag. Zonder actie blijft het bij praten. Kies maximaal 2-3 concrete verbeterpunten per keer. Meer lukt toch niet. Pin er eventueel een verbeterwedstrijd aan vast: degene die aan het eind van het jaar de meeste verbeterideëen had die succesvol werden ingevoerd, krijgt een beloning.
3. Betrek de juiste mensen
Wie moet er mee terugblikken? Dat hangt af van wat je evalueert:
Voor teamprocessen: Het hele team. Iedereen moet kunnen delen wat hen opvalt. Vaak zien medewerkers aan de frontlinie dingen die jij als partner of kantoorhouder niet ziet.
Voor strategische keuzes: De vennoten of het managementteam. Hier gaat het over richting, positionering, investeringen.
Voor projecten: Alle betrokkenen bij dat specifieke project. Van de partner die het dossier leidde tot de medewerker die de administratie deed.
Voor persoonlijke ontwikkeling: Doe dit ook individueel. Wat heb jij geleerd dit jaar? Waar ben je gegroeid? Wat wil je anders?
4. Maak het veilig
De kwaliteit van je terugblik hangt af van de eerlijkheid waarmee mensen durven te delen. En eerlijkheid vereist veiligheid.
Praktische tips:
• Start altijd met wat goed ging – dat opent de discussie positief
• Spreek over gedrag en situaties, niet over personen ("het dossier liep vast" niet "jij deed het verkeerd")
• Reageer niet defensief op kritiek – onthoud dat feedback een cadeau is
• Zorg dat iedereen aan het woord komt, ook de stillere stemmen
• Leg afspraken vast, maar wijs ook iemand aan die opvolgt
5. Van inzicht naar actie
Het gevaar van reflectie? Dat het blijft bij mooie gesprekken zonder gevolgen.
Zorg daarom altijd voor:
• Concrete acties – niet "we moeten beter communiceren" maar "elke maandag een kort teamoverleg van 15 minuten"
• Verantwoordelijken – wie pakt wat op?
• Timing – wanneer gebeurt het?
• Opvolging – evalueer of de acties effect hebben
Terugblikken op verschillende niveaus
Reflectie is geen eenheidsworst. Je kunt op verschillende niveaus terugkijken, elk met zijn eigen waarde:
Projectniveau
Na elk groot dossier of drukke periode. Wat liep goed? Wat kunnen we de volgende keer beter? Dit zijn vaak korte sessies (30-60 minuten) maar leveren de meest directe verbeterpunten op.
Teamniveau
Maandelijks of per kwartaal. Hoe functioneert het team? Waar lopen we vast? Wat geeft energie? Dit helpt om kleine irritaties op te lossen voordat ze grote problemen worden.
Organisatieniveau
Jaarlijks of per halfjaar. Waar staan we als kantoor? Bereiken we onze doelen? Past onze strategie nog bij de markt? Dit zijn de strategische momenten waarop je echt richting kunt bijsturen.
Persoonlijk niveau
Regelmatig even voor jezelf. Hoe gaat het met mij? Waar groei ik? Wat geeft me energie? Dit wordt vaak vergeten, maar is cruciaal om burn-out te voorkomen en je ontwikkeling te sturen.
Het belang van "wat gaf energie"
In veel evaluaties ligt de focus op problemen. Logisch – die willen we oplossen. Maar minstens even belangrijk is de vraag: wat gaf energie?
Ik heb het dit jaar zelf ervaren. Persoonlijk was het voor mij een pittig jaar, met uitdagingen die ik niet had zien aankomen. Maar terugkijkend zie ik ook zoveel dankbaarheid. Voor steun van mensen om me heen. Voor de bevestiging dat ik mijn werk met volle passie doe. Voor de energie die terugkwam toen ik weer kon werken aan wat ik belangrijk vind.
Die energie-vraag is zo waardevol omdat:
• Het je bewust maakt van wat je moet koesteren
• Het richting geeft aan waar je meer van wilt
• Het je helpt keuzes te maken over waar je tijd naartoe gaat
• Het je dankbaar maakt voor wat wél goed gaat
Stel die vraag dus ook in je team: wat gaf dit jaar, dit kwartaal, dit project het meeste energie? En hoe krijgen we daar meer van?
Veelgemaakte valkuilen (en hoe je ze vermijdt)
Valkuil 1: Te algemene conclusies "We moeten beter communiceren" klinkt goed, maar wat betekent het? Veel specifieker: "Elke maandagochtend 15 minuten teamoverleg over de planning van die week."
Valkuil 2: Te veel willen verbeteren tegelijk Focus is kracht. Kies maximaal 2-3 verbeterpunten waar je echt werk van gaat maken. De rest parkeer je voor later.
Valkuil 3: Geen opvolging Je bespreekt veel, neemt beslissingen, en... dan gebeurt er niets. Wijs altijd iemand aan die de voortgang bewaakt.
Valkuil 4: Alleen focussen op problemen Vier ook successen. Kijk naar wat goed ging. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Maak een fysieke of digitale Wall of Flame, waar je alle vlammende successen visueel op toont.
Valkuil 5: Het uitstellen "We doen het volgende maand wel." Spoiler: dat gebeurt niet. Plan het nú in je agenda.
De lange termijn: van quick wins naar echte verandering
Een eerlijke waarschuwing: één terugbliksessie lost niet alles op. Je kunt quick wins realiseren – die ene procesverbetering, die nieuwe afspraak – maar echte, structurele verandering vraagt meer.
Bij Kudoz werken we vaak in trajecten van meerdere maanden. We kijken niet alleen naar wat er beter kan, maar ook naar waaróm het niet werkt. We betrekken het hele team. We bouwen stapsgewijs aan betere structuren, processen, samenwerking.
Quick wins zijn waardevol – ze geven snel resultaat en motivatie. Maar blijvende verandering vraagt volharding, coaching, en een methodische aanpak.
Zie een terugbliksessie dus als een eerste stap. Een moment om richting te bepalen. Maar weet dat de weg naar echte verbetering langer is dan één gesprek.
Begin vandaag
November is bij uitstek de maand om terug te blikken. Het jaar loopt op zijn einde, de drukte van het najaar begint te zakken, en er is nog net genoeg tijd om voor het einde van het jaar iets te veranderen.
Drie concrete acties die je nú kunt nemen:
Plan een moment in – Kies een datum voor je eerstvolgende terugbliksessie en zet het in ieders agenda
Bereid drie vragen voor – Wat ging goed? Wat kan beter? Wat gaan we aanpakken?
Betrek je team – Communiceer vooraf dat je wil evalueren en vraag iedereen om na te denken over die drie vragen
En voor jezelf persoonlijk: neem vanavond 30 minuten. Schrijf voor jezelf op:
• Wat ging dit jaar goed?
• Waar ben ik trots op?
• Wat gaf me energie?
• Wat kan er volgend jaar beter?
Je zult versteld staan hoeveel helderheid dat geeft.
Heb je een terugblik nodig die verder gaat dan een eenmalige sessie? Een traject waarin je écht structureel verbetert? Neem gerust contact op. Ik denk graag met je mee over hoe reflectie en lessons learned onderdeel kunnen worden van hoe je kantoor werkt.