Digitale nulfoto: De sleutel tot succesvolle digitalisering in jouw kantoor
Je wilt volledig digitaal werken. Klinkt goed! Maar wat betekent dat concreet? En hoe zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit?
De eerste stap is het maken van een digitale nulfoto: een gedetailleerd overzicht van de huidige stand van zaken in jouw kantoor. Betrek zeker de medewerkers bij het opmaken van dit gedetailleerd overzicht.
Wat houdt zo'n nulfoto in?
1. Inventarisatie
Welke software en tooling gebruiken we?
Welke documenten zijn digitaal, welke op papier?
2. Processen
In welke mate werkt iedereen uniform? Welke processen zijn al uniform en welke nog niet?
Waar bestaan nog tijdrovende processen?
Hoe verloopt de communicatie intern en met klanten?
Welke stappen zijn geautomatiseerd, welke manueel?
3. Hardware
Welke apparatuur is aanwezig? En denk verder dan alleen PC’s en laptops, maar bv ook werken we al met handige telefoon-headphones?
Is alles up-to-date en functioneel?
4. Vaardigheden
Welke digitale skills zijn aanwezig in het team?
Welke training is nodig?
5. Cybersecurity
Hoe is nu alles beveiligd?
Is er training nodig bij medewerkers om hun bewustzijn hierrond te vergroten?
Projectteams
Verdeel de medewerkers in, in projectteams rond specifieke thema's:
Change: Focus op eerste orde veranderingen en optimalisatie, ga met dit team op zoek naar het laaghangend fruit zodat je snel succesvolle veranderingen kan invoeren. Dit boost de veranderenergie en het werkvuur
Processen: Ontwerp nieuwe en uniforme processen.
Communicatie: Verbeter de interne en externe communicatie.
Klantgerichtheid: Optimaliseer de klantervaring in een digitale omgeving. Werk aan een bijbel van klantverwachtingen, zodat zowel de klanten maar ook de medewerkers weten wat er wanneer te gebeuren valt.
Gedeelde Betekenissen
Zorg ervoor dat iedereen dezelfde definitie hanteert van belangrijke concepten zoals "volledig digitaal". Bespreek de implicaties voor medewerkers en klanten.
Waarom is dit belangrijk?
Zonder een duidelijke nulfoto en gedeelde betekenissen is de kans groot dat jouw digitaliseringsproject strandt in chaos en frustratie.
Klaar om de digitale transformatie van jouw kantoor succesvol aan te pakken?
Of... blijf ons volgen voor de volgende blogpost, waarin we dieper ingaan op de cruciale rol van communicatie en teamsamenwerking!