In de hangmat met werkdruk: slimme oplossingen voor overbelaste kantoren
In onze vorige post bespraken we het verschil tussen eerste en tweede orde veranderingen. Een typisch voorbeeld van een tweede orde verandering in veel kantoren is... de hoge werkdruk.
De analyse waarom de werkdruk zo hoog is, is misschien wel eenvoudig. De oplossing is dat allerminst. Misschien heb jij een kantoor waar je nog gemakkelijk nieuwe medewerkers vindt en ze ook gemakkelijk houdt. Dat is voor de meeste kantoren niet zo. Als jij wel dat kantoor hebt, lees dan zeker ook even verder…
Tweede orde uitdagingen zijn meestal complexe uitdagingen. En die kan je niet aanpakken zoals eerste orde veranderingen... Welke strategie werkt dan wel?
De Hangmatstrategie!
In plaats van snelle fixes, is het tijd voor een "hangmatbeslissing". Dit betekent:
Brainstormen: Organiseer creatieve sessies buiten de kantooromgeving. Door in brainstorming modus te gaan en ongeremd alle ideeën (zelfs de meest waanzinnige) te spuien, kom je telkens tot nieuwe en out-of-the-box oplossingen
Mindmappen: Visualiseer processen met mindmap-tools waardoor je helderheid in de complexiteit brengt
Co-creatie: Betrek jouw team bij het vinden van oplossingen en het uitschrijven van processen om op zoek te gaan naar efficiëntiewinsten
Dit lijkt op het eerste zicht trager en meer werk - en dat klopt! Maar het is in dit geval echt wel stilstaan om sneller vooruit te kunnen gaan. Als je vast blijft zitten in de hectiek van de dag kom je alleen maar toe aan het bedenken van oplossingen die niet de complexiteit kunnen omvatten. Complexiteit vraagt vertragen, afstand nemen en uitzoomen.
Wat nog werkt:
De kracht van observatie, luisteren en doorvragen: leer patronen herkennen. Vaak is een individueel probleem een symptoom van een breder organisatorisch patroon. Luister naar de signalen, en vraag door… Je zal verrast staan welke belangrijke info pas in de vijfde of zesde doorvraaglaag zit.
Een visuele aanpak: maak het probleem tastbaar met opstellingen of Lego Serious Play. Ook hier zal je versteld staan van de nieuwe inzichten!
De belangrijkste vraag:
Vraag jezelf af: pakken we deze compexe uitdaging aan met de verkeerde methoden (die eigenlijk bedoeld zijn voor de meer eenvoudige, technische problemen)?
Klaar om de werkdruk in jouw kantoor écht aan te pakken?
Of... blijf ons volgen voor de volgende blogpost, waarin we dieper ingaan op hoe je een digitaal powerhouse maakt.